分心、干擾是執行力的大敵!

你可能知道很多工具,以加強生產力,也知道什麼時候狀態最好,但我們也會分心。生活中滿有誘惑或干擾,如手機彈出的短訊、視頻推介、有位美女等,再簡單點是面對工作的無聊、有時候又難於應付,所以這些分心又讓我們減壓,甚至可喘一喘氣。因此,我們自然會做些減壓娛樂,有的甚或用了不良嗜好(這個人人不盡相同)來減壓,目的就讓我們逃避痛苦。

我們不是每時每刻都能意志力強大,這些內在動力就如燃油一樣,不是無窮無盡,也會用完或不足夠應付面前的工作。正如,我現在寫這篇文,是每星期電子報的內容。我在什麼時候寫?這一句是星期六早上7:38分時段進行,因為我一般星期六或日早上有時間,故撥出一兩小時創作每週小文。我發現,這些時間除了變數較少,也因為我精力最好及是悠閒的時段,完成能力較佳。之後,沉澱過後,我會規定在星期三及四,用作修改。接下來星期五,就可準時發出「每週電子報」。

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選擇適合的天時及地利

我分享以上例子,是因為絕少人有高強度的「紀律」,特別用在困難的事上。我也是一位普通人呢!中國所說成功有三大元素:天時、地利、人和。他人是否配合,我們難於控制,但首兩個部分,就是我們能做到的:時間及地點。

你是什麼時候,比較容易集中,什麼地點不易受到干擾

Reserve 預留時間

我發現很多預計會做的事,即使寫在To-do list,甚至在日記簿上,最終都不易發生。所以我們需要一個系統,其中一個簡單易進行的建議,就是你要做的事,不單要寫在時間表上,而是切切實實寫在一個「肯定」的時間點。不要寫早上,一般人的早上有3-6小時不等。你要寫一份報告,如計劃在9時,就9時至什麼時候?你要作簡單評估。如3小時可完成,就設定在9至12時。不要誇大,也不要低估。

另一個重點,這個預留時間,也要考慮是否有其他人或事情「湧入」,干擾你要做的事。如有手機信息、老闆急call、同事干擾等,這一切都存有變數。

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Protect 保護

因為以上的變數,就會影響到你訂下的計劃,所以我們要減少一切的變數或干擾。最簡單的方法,當然是放自己在一間房內,沒有任何干擾,讓自己可以專心去做。但這一點,很難實踐,因為不是很多公司讓你有一個固定,亦沒有干擾的房間,甚至大多有wifi 提供,你的手機也是另一重大干擾。

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除了額外房間,保護其實有幾個層面可以考慮:

1.時段

你的工作或家庭環境,總有一些時段,是比較少人騷擾你。中午吃飯時間?早到公司,遲下班的時段等等。用你的創意去營造一個可以專心的時段,做重要的事。而我自己比較推崇早上時段,以往我在公司打工的日子,正常是上班九時,我就八時或七時多回到公司。自己這麼辛苦,應該不會用在打機看視頻嘛?所以當年,我大多都能準時下班。再不行,就是遲下班,做點明天工作重點準備。

2.停止提示

我們每日都有一些時間停止位,讓你一定要停下來。如:午膳前、開會前、離開公司前等。這些時段都創造一個”deadline”,營造一定要快速完成的迫切性。正如,今天約了兒子1時半吃飯,所以我要加快專心完成這篇文。

3.先答應他人

如果你下午要寫一份報告,不要講你寫完給某方。反而要講:「陳總,我下午三點前會給文件給你。」這樣,你就創造一個停止提示給大家,你就要按時交文以「保護」你的承諾。

4.打開包裝紙

我們很多時放棄不做,就是因為完全未開始。我講的「打開包裝紙」是一個比喻。當你打開一件禮物的包裝紙,大多會看看裡面的產品,看完後你也會試試產品。

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用在工作也是一樣,先開始啟動工作。你的意志力,用在這一點啟動工作就夠了!當開始了,就如打開包裝紙,你就有動機去完成餘下的事件。正如,這篇文章上星期六完成了七成,我很難會放棄修改的部分,或加插圖的部分。接下來的事情便容易,是因為已經開始了,也接近尾聲。這和你跑長跑一樣,你開始了,就會試試。但跑了七成路段,就會盡力去完成。看一出齣爛片,看到一半也想總會完成。所以,善用「打開包裝紙」的概念,事情也易於持續,甚至完成下去。

  • 我今早要在家染髮,結果我的意志力就是開了染髮劑,所以就很有動機讓餘下的事情繼續發生。
  • 我也今早不知去不去跑步,因為太忙。但因我出了門,結果我得讓事情完成。
  • 又因為跑了一半,跑友急call加入,我們又跑多了一個圈。
  • 我現在寫到這裡,就是因為開始,所以就快完成了。

總結:

你和我都有千萬個理由不做「要做」的事,你好好的「預留Reserve」時間,並肯定在哪一時段,事情才會發生。再加上「保護Protect」,透過以上種種的總項,事情才可能完成在眼前!祝好運!

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