我們每日都會與人溝通，更很多時需要給予他人意見或回饋(Feedback)。可是，研究機構Gallup近年發現，只有26%的員工，覺得回饋是能改善他們的工作。從古到今，我們都一直需要回饋，但很明顯我們還是做得不好。花了時間去表達，卻少於三份一的人明顯感到有幫助。最近閱讀了Shari Harley一書，給予我在這層面有更深的認識。
檢討的目標是，是讓對方：
- 改變不好的行為或
- 持續做好的行為
究竟如何做好feedback，書中指出了幾個重點，分享如下：
1. 時機適當
當你打算為對方給予意見，他可以專心嗎？有受干擾嗎？這些人為或環境因素，都可能影響接下來的對話。首要條件，是要讓對方感到安全及保障對方私隱。另一方面，當你所說：「阻你幾分鐘時間」，結果你最終說了一小時，這就是大忌了，對方也難有專注度。參與國際演講會多年(Toastmasters)，每次會議都有檢討環節，當中時限都是3分鐘內，要做到精要準確，必須學習有效表達，減少多餘部分。
2.表明來意
當「時機成熟」，下一步就是表達來意，你是帶著什麼動機而來，其實就是Why的學問？
當中至少有三大方向：
建議他解決問題的方法、動機，還是思維？
思維(Mindset)是最難的一項，對方除了要有一定意願，也要懂得發現他的思維模式，例如某同事和xx傾談時，就會眼神逃避，或者會用上很不同的字眼等。如果你能發現這些模式，對你給予意見很有幫助。
3. 觀察所得
「你的表現很好！」「你做得很慢」「你做事很拖拉」這些都是很表面的表達、沒有舉例，很難有說服力。即使你說：「你做得很好。」對方收到後，當然開心，但不知好在那裡，甚至在哪個位可以提升得更好。當你能精確表達，這才有意思。
最好的開場白，就是「我觀察到」「我留意到」，然後，再配合：時間、地點、人物等描述，聽者就明顯收到你重視的部分。就疫情來舉例：
「陳生，我留意到，每當我大群發信息時，你的電郵回覆一般在一週後。另外，我們的Zoom meeting，過去三個月，你每次都遲到。」
事件描述時，最有智慧是不要太情感表達。同然，評檢人員也要做足功課，例如記錄當事人的表現好或不好的次數、地點、時間。這樣表達就有所依據。
4. 帶來影響
為什麼那些行為帶來影響？我們是需要讓對方知道。如果是好，你的回應可以加強對方如何做得更好。如果是不好，例如事件可以造成服務延誤、產生危險、公司形象等。這些可能後果或已受到的影響，一定要讓對方知道。這個部分，因為易於涉及情緒，表達者若誇大其影響，會易於讓對抗拒或反感。所以用字方面，不要太過針對指責他人，而是行為本身。
5. 讓人回應
好的檢討是雙方有機會交流，因此給予對方解釋是很重要。我參與過很多合作會議，甚至作為家長方面，都是有一個重點要留意。你讓對方有機會發言，當然是好事，然而，是否讓對方感受到信任、安全呢？因為很多時，主管的氣場、威嚴，往往讓討論的氣氛過於緊張，對方就沒有意欲去表達。因此，容易有對抗，最終只會「意見接受，態度照舊。」
6. 給予建議
前一點對方有所解釋，可能是辯護而己，未必能真正解決問題。所以，你有需要給予意見或請求(Suggestion or Request)。如果表達到是「命令」，如果有必要性，當然可以，但如果針對員工的工作表現，用字上得要調整，這才能讓要說的讓對方聽進去，改變才易於產生。
總結：
給予意見，特別用於改善行為層面，是有一定的挑戰性。無論在工作、家庭、朋友方面，卻經常需要有效檢討。故此，先表達事件本身，再帶出影響，加上雙方討論改善方案。如不行時，你就需要給予建議了。而當中最困難的是，如何激發對方動機，甚至讓對方有種悟出意義來，我相信這就是改變的最好時機。
